Aanpassing reglementen en wijziging auditcyclus

Aangepaste reglementen
Op 23 december jl. bent u geïnformeerd over een aantal op handen zijnde wijzigingen in de NKL reglementen. Het versterken van het NKL bracht immers ook een aanscherping van de reglementen met zich mee. Gedurende het afgelopen jaar heeft de Normcommissie NKL zich over deze aanscherpingen gebogen, hetgeen heeft geresulteerd in de reglementen zoals u die nu op de site van De Letselschade Raad ziet staan. Zie: https://deletselschaderaad.nl/nkl/reglementen-nationaal-keurmerk-letselschade . Opgemerkt zij dat het reglement voor de Medisch Aansprakelijkheidsverzekeraars nog ‘under construction’ is en binnenkort eveneens in aangepaste vorm op de site zal worden geplaatst. De aangescherpte reglementen zullen door de auditor worden gehanteerd tijdens de op stapel staande audits.

Voor wat betreft de auditcyclus, delen wij u mede dat deze gewijzigd is. U leest hierna wat die wijziging inhoudt.

Wijziging auditcyclus
De auditcyclus van het Nationaal Keurmerk Letselschade (NKL), en daarvoor het Register Letselschade, bestond uit een driejaarlijkse bezoekaudit en een online self assessment in de tussenliggende jaren. Het doel van het self assessment was voornamelijk de keurmerkhouders te toetsen op de basiseisen van het NKL.

De normcommissie van het NKL heeft de auditcyclus recent geëvalueerd. Hieruit is voortgekomen dat de toegevoegde waarde van het self assessment in de loop van de tijd is gedevalueerd. De aangescherpte toelatingsprocedure voor het NKL, waarin bijvoorbeeld wordt gevraagd naar een VOG van alle bestuurders en aandeelhouders en waarin alle basiseisen worden getoetst, heeft in de loop van de tijd de rol van het self assessment grotendeels overgenomen.

Om die reden is besloten de auditcyclus aan te passen. De driejaarlijkse bezoekaudit blijft bestaan, maar het self assessment wordt vervangen door een tussentijdse toets in de vorm van een onderhoudsgesprek, ongeveer 18 maanden na de laatste bezoekaudit.

Deze cyclus wordt al enkele jaren toegepast bij de WA-verzekeraars en wordt positief beoordeeld. Anders dan bij het self assessment, vindt er een gesprek plaats met de keurmerkhouder waarin onder andere aan bod komen:

  • Wat zijn relevante veranderingen in de organisatie in de afgelopen 18 maanden die invloed kunnen hebben op de kwaliteit van de schadebehandeling;
  • Hoe zijn de verbeterplannen naar aanleiding van eventuele (kritieke) afwijkingen opgevolgd en geborgd in de organisatie;
  • Wat heeft de organisatie gedaan met de aanbevelingen uit de voorgaande bezoekaudit?

Tijdens de tussentijdse toetsing wordt ook gekeken naar de resultaten op de voor het NKL relevante indicatoren, zoals reactietermijnen, doorlooptijden, werkvoorraden en dergelijke. Daarnaast krijgen houding en gedrag en inhoudelijke behandeling de aandacht. Mochten er meldingen zijn gedaan van kwalijke praktijken of er zijn structurele klachten over de keurmerkhouder, dan worden deze ook besproken. Eventueel kan tijdens de tussentijdse toets een aantal dossiers worden ingezien, uiteraard onder strikte geheimhouding en/of met een machtiging van betrokkene.

Kosten:
De kosten van de tussentijdse toets zullen gelijk of lager uitvallen dan de kosten van de twee self assessments. Bovendien hoeft de keurmerkhouder minder inspanningen te verrichten voor deze toets.

Invoering per direct:
De nieuwe auditcyclus wordt per direct ingevoerd. Alle keurmerkhouders worden door de auditorganisatie geïnformeerd over de planning van hun eerste tussentijdse toets.